我們一般鼓勵項目組盡可能采取會議的形式推進工作，而不是電話或E -mail的方式，還有一些其他原因。比如，用電話和E-mail方式，各項目成員的參與度非常有限。而且在今天E -mail飛來飛去的辦公環(huán)境下，不能及時或者不查看部分E -mail是非常正常的。所以，會議有利于讓成員拋開日常工作的干擾，集中思路探討項目組工作。
　　我們發(fā)現(xiàn)，讓項目組所有成員了解全面的項目組工作進展信息是非常有必要的。盡量避免只讓部分項目組成員參加會議，或者會議結(jié)果E-mail給部分小組成員。如果項目組長期這樣運作，很多項目成員的參與度及積極性會嚴重受挫，因為別人感覺自己的角色并不重要，而且因為不了解很多工作的前因后果， 也不知道如何參與。一旦信息發(fā)生間斷，項目組之間就會開始產(chǎn)生小團體，這很不利于團隊協(xié)作。
　　我們就曾經(jīng)聽過某些項目組成員向我們抱怨：“我甚至連項目進度都不知道。 因為項目經(jīng)理和幾個項目成員總是私下討論而且也不告訴大家討論結(jié)果。”所以， 項目經(jīng)理應該關(guān)注這個問題，如果因為項目推進的方式有問題，而導致在最終評價項目成員參與度和貢獻度時獲得低分，這對項目成員而言是不公平的。