7.現(xiàn)場審計
現(xiàn)場審計是按照審計計劃的安排,通過現(xiàn)場觀察、查閱文件和有關(guān)記錄,與受審方人員交談和溝通,必要時要經(jīng)實際測定等調(diào)查方法,抽取一定樣本,查證發(fā)現(xiàn)問題和獲取客觀證據(jù)。
由于流程審計一般都是基于改進需求的,所以可以在現(xiàn)場審計的時候同時了解流程團隊對于流程問題與改進需求的建議。這些雖然不會作為流程體系審計結(jié)論的主要依據(jù),但可以為流程優(yōu)化提供更多的輸入。
現(xiàn)場審計要注意客觀性,盡量減少主觀信息收集。例如在了解流程處理時效的時候,不建議采取詢問受審方感覺到的時長,而建議直接通過在現(xiàn)場用手表測量實際流程花費的時間。
一般常用的審計方法有:
●問:要善于提問,以檢查表為主線,抓住主題,適當(dāng)延伸。
●聽:要注意傾聽,觀察對方態(tài)度、表情及反應(yīng),并適當(dāng)引導(dǎo)。
●看:要仔細觀察,注意現(xiàn)場環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品、標記及有關(guān)記錄。
●記:要做好記錄,“口問手寫”,對調(diào)查獲取的信息、證據(jù)做好記錄,包括問題發(fā)生時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及文件,以作判斷依據(jù)。
以我們的經(jīng)驗,審核時最關(guān)鍵的是論證審核所獲得的信息的真實性。例如在提問的時候,抽查被問人員時,要了解他的背景,如績效、個性測評資料等,最好是能夠從正反兩面進行驗證,例如找一名績優(yōu)員工與績差員工分別進行訪談。
流程審計抽樣的關(guān)鍵點:
●樣本數(shù)量的選擇。建議采取樣本總量開根號,例如樣本總量為100,抽10個就足以有代表性了。
●為保證抽樣的隨機性,抽樣要注意分層,要將不同類別的樣本做區(qū)分,比如按重要性、區(qū)域、崗位等,盡量使各層次的樣本都能夠抽到;
●抽樣做到獨立性,要做到審計組自己選取,而不是受審方。