第四步:設(shè)計(jì)稽查線路與實(shí)施計(jì)劃
由于流程稽查可能要查閱多個(gè)記錄,同樣的記錄會(huì)被多個(gè)不同稽查點(diǎn)使用,要保證流程稽查的效率,需要匯總不同稽查點(diǎn)的稽查方法,設(shè)計(jì)一個(gè)最佳的稽查路線。在設(shè)計(jì)流程稽查線路的時(shí)候,首先是要拿到流程運(yùn)行過(guò)程的一 個(gè)匯總臺(tái)賬,通過(guò)這個(gè)臺(tái)賬去追溯流程執(zhí)行的過(guò)程,確定抽樣的安排。例如稽查培訓(xùn)流程的時(shí)候可以使用《培訓(xùn)計(jì)劃》,稽查人員異動(dòng)管理的時(shí)候可以使用《員工花名冊(cè)》等。其次,在設(shè)計(jì)流程稽查線路的時(shí)候要以“流程記錄”為對(duì)象確定一個(gè)稽查順序安排,保證一次查閱某項(xiàng)記錄的時(shí)候能夠完成對(duì)所有相關(guān)稽查點(diǎn)的稽查,盡量避免為了不同的稽查目的反復(fù)去查找同一份記錄。最后要設(shè)計(jì)好稽查點(diǎn)之間的關(guān)聯(lián),當(dāng)某項(xiàng)記錄出現(xiàn)什么情況的時(shí)候可以通過(guò)抽查另外一項(xiàng)記錄解決問(wèn)題。
流程稽查的計(jì)劃主要需與配合稽查的部f_]和崗位做好工作時(shí)間的銜接,如果流程稽查方法與稽查線路設(shè)計(jì)得比較到位,那么流程稽查本身就不會(huì)花費(fèi)太多時(shí)間。