項目資源管理包括識別、獲取和管理所需資源以成功完成項目的各個過程,這些過程有助于確保項目經理和項目團隊在正確的時間和地點使用正確的資源。
管理團隊:
管理團隊是跟蹤團隊成員工作表現,提供反饋,解決問題并管理團隊變更,以優化項目績效的過程。
本過程的主要作用是,影響團隊行為、管理沖突以及解決問題。
本過程需要在整個項目期間開展。
管理項目團隊需要借助多方面的管理和領導力技能,來促進團隊協作,整合團隊成員的工作,從而創建高效團隊。
進行團隊管理,需要綜合運用各種技能,特別是溝通、沖突管理、談判和領導技能。項目經理應該向團隊成員分配富有挑戰性的任務,并對優秀績效進行表彰。
項目經理應留意團隊成員是否有意愿和能力完成工作,然后相應地調整管理和領導力方式。
相對那些已展現出能力和有經驗的團隊成員,技術能力較低的團隊成員更需要強化監督。
*人際關系與團隊技能
適用于本過程的人際關系與團隊技能包括(但不限于):
沖突管理。在項目環境中,沖突不可避免。
沖突的來源包括資源稀缺、進度優先級排序和個人工作風格差異等。采用團隊基本規則、團隊規范及成熟的項目管理實踐(如溝通規劃和角色定義),可以減少沖突的數量。
成功的沖突管理可提高生產力,改進工作關系。同時,如果管理得當,意見分歧有利于提高創造力和改進決策。假如意見分歧成為負面因素,應該首先由項目團隊成員負責解決;如果沖突升級,項目經理應提供協助,促成滿意的解決方案,采用直接和合作的方式,盡早并且通常在私下處理沖突。如果破壞性沖突繼續存在,則可使用正式程序,包括采取懲戒措施。
項目經理解決沖突的能力往往決定其管理項目團隊的成敗。不同的項目經理可能采用不同的解決沖突方法。
影響沖突解決方法的因素包括:
沖突的重要性與激烈程度;
解決沖突的緊迫性;
涉及沖突的人員的相對權力;
維持良好關系的重要性;
永久或暫時解決沖突的動機。
有五種常用的沖突解決方法,每種技巧都有各自的作用和用途。
撤退/回避。從實際或潛在沖突中退出,將問題推遲到準備充分的時候,或者將問題推給其他人員解決。
緩和/包容。強調一致而非差異;為維持和諧與關系而退讓一步,考慮其他方的需要。
妥協/調解。為了暫時或部分解決沖突,尋找能讓各方都在一定程度上滿意的方案,但這種方法有時會導致“雙輸”局面。
強迫/命令。以犧牲其他方為代價,推行某一方的觀點;只提供贏 — 輸方案。通常是利用權力來強行解決緊急問題,這種方法通常會導致“贏輸”局面。
合作/解決問題。綜合考慮不同的觀點和意見,采用合作的態度和開放式對話引導各方達成共識和承諾,這種方法可以帶來雙贏局面。
制定決策。這種情況下,決策包括談判能力以及影響組織與項目管理團隊的能力,而不是決策工具集所描述的一系列工具。進行有效決策需要:
著眼于所要達到的目標;
遵循決策流程;
研究環境因素;
分析可用信息;
激發團隊創造力;
理解風險。
情商。情商指識別、評估和管理個人情緒、他人情緒及團體情緒的能力。
項目管理團隊能用情商來了解、評估及控制項目團隊成員的情緒,預測團隊成員的行為,確認團隊成員的關注點及跟蹤團隊成員的問題,來達到減輕壓力、加強合作的目的。
影響力。在矩陣環境中,項目經理對團隊成員通常沒有或僅有很小的命令職權,所以他們適時影響相關方的能力,對保證項目成功非常關鍵。
影響力主要體現在如下各方面:
說服他人;
清晰表達觀點和立場;
積極且有效的傾聽;
了解并綜合考慮各種觀點;
收集相關信息,在維護相互信任的關系下,解決問題并達成一致意見。
領導力。成功的項目需要強有力的領導技能,領導力是領導團隊、激勵團隊做好本質工作的能力。它包括各種不同的技巧、能力和行動。且領導力在項目生命周期中的所有階段都很重要。
有多種領導力理論,定義了適用于不同情形或團隊的領導風格。領導力對溝通愿景及鼓舞項目團隊高效工作十分重要。